Was kostet Recruiting im Mittelstand? Kostenarten, Cost-per-Hire und Rechenbeispiele

Kurz beantwortet: Recruiting kostet im Mittelstand die Summe aus externen Kosten wie Anzeigen, Werbebudget und Dienstleistern, interner Arbeitszeit und Vakanzkosten für jeden Tag, an dem die Stelle unbesetzt bleibt. Eine seriöse Pauschalzahl gibt es nicht, weil Rolle, Region und Portal die Kosten stark verschieben. Der belastbare Weg ist eine eigene Rechnung: Cost-per-Hire = (externe Kosten + interne Kosten) ÷ Anzahl der Einstellungen. Die Vakanzkosten werden zusätzlich ausgewiesen und sind häufig der größte Posten. In den Projekten der KRÜGER Consulting vergehen im Schnitt 53 Tage bis zur Besetzung.

Welche Kostenarten fallen beim Recruiting an?

Wer ein Recruiting-Budget plant, rechnet häufig nur mit dem, was auf einer Rechnung steht. Das ist jedoch nur ein Teil der Kosten. Vollständig betrachtet gibt es vier Kostenarten:

Zu den externen Kosten ein Hinweis: Die Preise der Jobportale unterscheiden sich je nach Anbieter, Laufzeit, Paket und Region erheblich und ändern sich regelmäßig. Nutzen Sie für Ihre Planung die aktuellen öffentlichen Preislisten der Portale, die Sie tatsächlich einsetzen. Erfolgsbasierte Personalvermittlung wird marktüblich als Anteil am Jahresgehalt abgerechnet und ist damit meist deutlich teurer als eine einzelne Anzeige.

Wie berechnet man den Cost-per-Hire?

Der Cost-per-Hire ist die Kennzahl, die die gesamten direkten Recruiting-Kosten eines Zeitraums auf die Zahl der erfolgreichen Einstellungen verteilt. Sie ist aussagekräftiger als die Kosten pro Bewerbung, weil sie nur zählt, was am Ende zu einem Arbeitsvertrag geführt hat. So gehen Sie vor:

1. Zeitraum festlegen, zum Beispiel ein Geschäftsjahr oder ein Quartal.
2. Alle externen Kosten des Zeitraums summieren: Anzeigen, Werbebudget, Dienstleister, Software anteilig.
3. Interne Stunden je Einstellung schätzen oder erfassen und mit dem internen Stundensatz multiplizieren. Der Stundensatz ergibt sich aus Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteilen, geteilt durch die Jahresarbeitsstunden der beteiligten Person.
4. Externe und interne Kosten addieren und durch die Zahl der Einstellungen im Zeitraum teilen.
5. Vakanzkosten separat ausweisen: offene Tage × Tageswert der Stelle. Den Tageswert legen Sie selbst fest, etwa anhand des Deckungsbeitrags, den die Stelle pro Arbeitstag ermöglicht.

Die Trennung in Schritt 5 ist wichtig. Direkte Kosten lassen sich exakt belegen, Vakanzkosten sind eine Schätzung. Wer beides vermischt, verliert die Vergleichbarkeit zwischen Kanälen und Zeiträumen.

Als Mittelständler müssen Sie genau wissen, wo Sie Ihr Budget investieren, um mit möglichst wenig Einsatz einen Vorsprung gegenüber Ihren Marktbegleitern zu erreichen.

Drei Rechenbeispiele nach Rolle

Die folgenden Beispiele zeigen den Rechenweg. Alle Eurobeträge, Stundenzahlen und Tageswerte sind frei gewählte Beispielwerte und keine Marktpreise. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Zahlen. Als Besetzungsdauer ist zur Vergleichbarkeit der Durchschnitt von 53 Tagen aus den Projekten der KRÜGER Consulting eingesetzt; je nach Rolle und Region kann Ihre Dauer deutlich abweichen.

Beispiel 1: Facharbeiter

Rechenweg: 2.500 + (20 × 60) = 3.700 Euro direkt. Vakanz: 53 × 200 = 10.600 Euro. In diesem Beispiel machen die Vakanzkosten fast drei Viertel der Gesamtbelastung aus. Jeder Tag, den der Prozess schneller wird, spart hier mehr als eine teurere Anzeige kostet.

Beispiel 2: Ingenieur

Rechenweg: 6.000 + (35 × 60) = 8.100 Euro direkt. Vakanz: 53 × 400 = 21.200 Euro. Die internen Stunden sind höher, weil mehrere Gesprächsrunden und die Fachabteilung beteiligt sind. Dauert die Besetzung 30 Tage länger, steigen die Vakanzkosten im Beispiel um weitere 12.000 Euro.

Beispiel 3: Auszubildender

Rechenweg: 1.500 + (25 × 60) = 3.000 Euro direkt. Die internen Stunden sind vergleichsweise hoch, weil Praktika, Schulkontakte und Gespräche mit Eltern Zeit binden. Ein unbesetzter Ausbildungsplatz verursacht im ersten Jahr kaum Produktionsausfall. Die Kosten entstehen später: Es fehlt in drei bis vier Jahren eine selbst ausgebildete Fachkraft, die dann am externen Markt gesucht werden muss.

Versteckte Kosten, die in keiner Rechnung stehen

Neben den planbaren Positionen gibt es Kosten, die erst sichtbar werden, wenn man gezielt nach ihnen sucht:

• Falsche Erfolgskennzahl: Viele Kampagnen werden nach der Zahl der Bewerbungen bewertet. 15 Bewerbungen wirken wie ein Erfolg, sagen aber nichts darüber, wie viele davon fachlich passen und eingestellt werden. Wer nach Kosten pro Bewerbung steuert, investiert leicht in Reichweite bei den falschen Personen.
• Fehlbesetzungen: Eine schnelle, aber unpassende Einstellung verursacht Einarbeitungskosten, Fehler im Betrieb und am Ende eine erneute Ausschreibung. Dieser langfristige Schaden kostet erheblich Geld und Zeit.
• Kandidatenverlust: Bei annähernder Vollbeschäftigung haben gute Fachkräfte mehrere Optionen. Lange Rückmeldezeiten führen dazu, dass Bewerber abspringen oder nicht mehr reagieren. Die bis dahin angefallenen Kosten sind dann verloren.
• Gestiegene Gehaltsforderungen: Die Gehälter sind in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Wer mit veralteten Gehaltsbändern plant, verlängert die Vakanz oder verliert Kandidaten im letzten Schritt.
• Zeit der Geschäftsführung: In vielen Mittelständlern führt die Geschäftsführung selbst Gespräche. Diese Stunden werden selten erfasst, gehören aber in die internen Kosten.
• Verbrannte Kanäle: Generische Anzeigen und kurzfristig angelegte Kampagnen hinterlassen bei der Zielgruppe einen schlechten Eindruck. Spätere Kampagnen im selben Kanal müssen diesen Eindruck erst überwinden.

Nicht die Zahl der Bewerbungen entscheidet über den Erfolg, sondern ob die richtigen Fachkräfte eingestellt werden und bleiben.

Häufige Fragen

Was kostet eine Einstellung im Mittelstand durchschnittlich?
Eine seriöse Pauschalzahl lässt sich nicht nennen, weil Rolle, Region und eingesetzte Kanäle die Kosten stark verändern. Belastbar ist nur die eigene Rechnung aus externen Kosten, interner Arbeitszeit und Vakanzkosten. Mit der Formel Cost-per-Hire = (externe + interne Kosten) ÷ Einstellungen erhalten Sie einen Wert, den Sie über Zeiträume vergleichen können.

Was ist der Unterschied zwischen Cost-per-Hire und Kosten pro Bewerbung?
Die Kosten pro Bewerbung teilen das Budget durch alle eingegangenen Bewerbungen, unabhängig von deren Eignung. Der Cost-per-Hire teilt die Kosten nur durch tatsächlich erfolgte Einstellungen. Für die Budgetsteuerung ist der Cost-per-Hire die aussagekräftigere Kennzahl.

Wie berechne ich Vakanzkosten?
Vakanzkosten ergeben sich aus der Zahl der offenen Tage multipliziert mit dem Tageswert der Stelle. Den Tageswert schätzen Sie selbst, etwa über den Deckungsbeitrag, die Überstundenkosten im Team oder entgangene Aufträge. Weisen Sie diesen Wert getrennt vom direkten Cost-per-Hire aus, da er auf einer Schätzung beruht.

Gehört die Arbeitszeit der eigenen Mitarbeiter in die Recruiting-Kosten?
Ja, interne Stunden sind echte Kosten, auch wenn keine Rechnung dafür eingeht. Multiplizieren Sie die Stunden für Anzeigen, Sichtung, Gespräche und Vertragsabschluss mit dem internen Stundensatz der beteiligten Personen. Ohne diesen Posten wird der Cost-per-Hire systematisch zu niedrig ausgewiesen.

Wie lange dauert es, bis eine Stelle besetzt ist?
Die Dauer hängt von Rolle, Region und Prozessgeschwindigkeit ab. In den Projekten der KRÜGER Consulting liegt sie im Schnitt bei 53 Tagen bis zur Besetzung. Für die eigene Planung sollten Sie die tatsächliche Dauer Ihrer letzten Einstellungen erfassen und in die Vakanzkosten einrechnen.

Wo lässt sich beim Recruiting am meisten sparen?
In vielen Fällen nicht bei den externen Kosten, sondern bei der Besetzungsdauer, weil Vakanzkosten mit jedem offenen Tag wachsen. Schnelle Rückmeldungen, klare Prozesse und Anzeigen, die gezielt die passende Zielgruppe ansprechen, senken die Gesamtbelastung oft stärker als ein günstigeres Portal. Prüfen Sie dazu, welcher Kanal Einstellungen liefert und nicht nur Bewerbungen.