Wechselmotiv im Erstkontakt: So erkennen Sie unpassende Bewerber frühzeitig

Kurz beantwortet: Ob ein neuer Mitarbeiter langfristig bleibt, lässt sich am besten im allerersten Kontakt nach der Bewerbung einschätzen. Dieser Kontakt sollte innerhalb von 24 bis 48 Stunden erfolgen und vor allem eine Frage klären: Was ist das Wechselmotiv des Bewerbers? Wer das ehrlich erfragt, bevor er das eigene Unternehmen vorstellt, erkennt unpassende Kandidaten früh und kann passende Bewerber gezielt für sich gewinnen.

Warum entscheidet der Erstkontakt darüber, wie lange ein Mitarbeiter bleibt?

Die wenigsten Menschen wechseln den Arbeitgeber, weil ihre fachlichen Qualifikationen nicht mehr ausreichen. In der Regel geht ein Arbeitsverhältnis auseinander, weil es auf der persönlichen Ebene, bei der Weiterentwicklung oder bei der Erwartungshaltung nicht mehr passt. Genau aus diesen Gründen verlieren Unternehmen auch ihre eigenen Mitarbeiter.

Daraus folgt: Wenn Sie schon vor der Einstellung wissen, warum jemand seinen bisherigen Arbeitgeber verlassen möchte, können Sie abschätzen, ob er bei Ihnen dieselben Grenzen erreichen würde. Sie bekommen ein Gefühl dafür, an welchem Karriereschritt oder nach welchem Zeitraum ein Wechsel wahrscheinlich wäre und ob der Bewerber bei Ihnen überhaupt einen Grund hätte, wieder zu gehen.

Der entscheidende Punkt im Bewerbungsprozess ist nicht das Vorstellungsgespräch, sondern der allererste Kontakt.

Wie läuft ein guter Erstkontakt mit Bewerbern ab?

Bevor Sie zum Telefon greifen, lohnt sich eine kurze Vorsortierung. So entscheiden Sie, wie viel Zeit Sie in den einzelnen Kandidaten investieren möchten.

1. Bewerbungen bewerten: Ordnen Sie eingehende Bewerbungen anhand der fachlichen Qualifikation ein, zum Beispiel nach dem Schema A, B, C oder auf einer Skala von 0 bis 5 Sternen.
2. Zeitnah Kontakt aufnehmen: Melden Sie sich innerhalb von 24 bis 48 Stunden. Ein spontaner Anruf von 3 bis 10 Minuten genügt oft. Passt das zeitlich nicht oder soll eine weitere Person dabei sein, planen Sie einen Termin von 10 bis 15 Minuten.
3. Wenige K.-o.-Kriterien abfragen: Klären Sie nur die echten Ausschlusskriterien. Wer einen LKW-Fahrer sucht, fragt nach dem Führerschein und bittet um einen Nachweis.
4. Das Wechselmotiv ausführlich erfragen: Das ist der Kern des Gesprächs, nicht die Abfrage von Fachwissen.
5. Das Unternehmen vorstellen: Nehmen Sie sich dafür 1 bis 3 Minuten und betonen Sie die Punkte, die für diesen Bewerber relevant sind.
6. Nächsten Schritt terminieren: Zum Beispiel ein ausführlicheres Gespräch per Video von 10, 15 oder 30 Minuten, bevor Sie jemanden einladen oder probearbeiten lassen.

Wenn Teamleiter oder Geschäftsführer selbst rekrutieren und für diesen ersten Kontakt keine Zeit haben, kann ihn auch eine erfahrene Recruiterin übernehmen. Entscheidend ist, dass das Gespräch nach diesem Aufbau geführt wird.

Welcher Fehler passiert im ersten Gespräch besonders häufig?

Viele Erstgespräche fühlen sich für Bewerber an wie ein Formular, das Punkt für Punkt abgearbeitet wird: Haben Sie Erfahrung damit? Kennen Sie diese Software? Haben Sie diesen Führerschein? Wären Sie bereit, dies und das zu tun? Danach wird vorqualifiziert und terminiert.

Diese Herangehensweise ist aus zwei Gründen ungeeignet:

• Fachliches lässt sich auch anders prüfen. Die Qualifikation steht im Lebenslauf, Nachweise können nachgereicht werden, und in einem späteren, längeren Gespräch können Sie fachlich deutlich tiefer einsteigen.
• Das Wechselmotiv lässt sich nicht nachträglich unverfälscht ermitteln. Wer erst einmal viel über Ihr Unternehmen gehört hat, kann seine Antworten daran ausrichten.

Welche Fragen klären das Wechselmotiv?

Geben Sie sich nicht mit oberflächlichen Floskeln zufrieden. Ziel ist, im Detail zu verstehen, was den Bewerber zur Bewerbung bewegt hat. Hilfreich sind Fragen wie diese:

• Was hat Sie zu Ihrer Bewerbung motiviert, und warum bei uns?
• An welche Grenzen sind Sie bei Ihrem bisherigen Arbeitgeber gestoßen?
• Warum gab es dort keine Möglichkeit, diese Grenzen zu überwinden?
• Weshalb glauben Sie, dass Sie das bei uns erreichen können?
• Was möchten Sie in den nächsten 6, 12 und 24 Monaten beruflich erreichen und wo sehen Sie sich in 10 Jahren?
• Welche Eigenschaften muss ein neuer Job für Sie unbedingt mitbringen?

Anschließend prüfen Sie für sich: Kann ich das Karriereziel dieses Bewerbers erfüllen? Und ist der Grund, aus dem er wechseln will, vielleicht etwas, das er bei uns wiederfinden würde? Dann ist ein erneuter Wechsel absehbar.

Warum das Wechselmotiv vor der Unternehmensvorstellung kommen muss

Auf dem Arbeitsmarkt gibt es zwei Gruppen. Die einen sind die Fachkräfte, die Sie gern hätten. Sie suchen selten aktiv und sind schwer zum Wechsel zu bewegen. Die anderen bewerben sich überall, um irgendwo unterzukommen.

Erzählen Sie dieser zweiten Gruppe zuerst ausführlich, was Ihr Unternehmen bietet, hören Sie genau das zurück: Das sei genau das, was man immer gesucht habe.

Wer zuerst alles über Sie erfahren hat, setzt eine Maske auf. Sie stellen ein und haben ein langfristiges Mismatch.

Deshalb gilt die Reihenfolge: zuerst die Informationen vom Bewerber, dann Ihre Vorstellung.

Wie das Erstgespräch passende Bewerber an Ihr Unternehmen bindet

Passen Unterlagen, Angaben und Wechselmotiv, und können Sie genau das besser bieten, was der Bewerber bisher vermisst, nutzen Sie die kurze Unternehmensvorstellung gezielt dafür. Sie zeigen den Job von der Seite, die den Bewerber in diesem Moment interessiert.

Das ist keine Schönfärberei. Im anschließenden Vorstellungsgespräch sprechen Sie offen über die Herausforderungen der Stelle, darüber, wann jemand nicht geeignet ist, und Sie prüfen die fachliche Qualifikation genauer. Der Effekt des guten Erstkontakts ist ein anderer: Der Bewerber merkt früh, dass dieser Arbeitgeber erfüllt, wonach er gesucht hat. Das zeigt sich zum Beispiel so:

• Er bereitet sich gründlicher auf das nächste Gespräch vor.
• Er hält andere Arbeitgeber eher hin, um Ihr Gespräch abzuwarten.
• Er schickt weniger neue Bewerbungen ab.

Dieses Kandidaten-Commitment sorgt dafür, dass Sie deutlich weniger Bewerber im laufenden Prozess verlieren. Aus der Begleitung von über 750 Unternehmen im Recruiting und Employer Branding ist der strukturierte Erstkontakt einer der wirksamsten Hebel dafür.

Häufige Fragen

Wie schnell sollte ich mich bei einem Bewerber melden?
In der Regel innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach Eingang der Bewerbung. Ein spontaner Anruf von 3 bis 10 Minuten reicht häufig aus.

Sollte ich im ersten Gespräch gar keine fachlichen Fragen stellen?
Ein bis zwei echte K.-o.-Kriterien sollten Sie abfragen, etwa einen notwendigen Führerschein. Die ausführliche fachliche Prüfung gehört in ein späteres Gespräch.

Warum soll ich das Unternehmen erst nach dem Wechselmotiv vorstellen?
Weil Bewerber ihre Antworten sonst an dem ausrichten können, was sie über Sie erfahren haben. Nur in dieser Reihenfolge erhalten Sie eine unverfälschte Einschätzung.

Was tue ich, wenn ich keine Zeit für den Erstkontakt habe?
Dann kann eine erfahrene Recruiterin das Gespräch übernehmen und den nächsten Termin vereinbaren. Wichtig ist, dass sie das Wechselmotiv gründlich erfragt und nicht nur eine Checkliste abarbeitet.