Maßnahmen zur Mitarbeitergewinnung: 12 Hebel nach Aufwand sortiert

Kurz beantwortet: Die wirksamsten Maßnahmen zur Mitarbeitergewinnung sind oft die mit dem geringsten Aufwand: B-Bewerber persönlich kontaktieren, schneller auf Bewerbungen reagieren und Entscheidungen im Prozess beschleunigen. Weil bei Positionen wie dem Elektromeister auf einen aktiv Suchenden vier Jobangebote kommen, reicht klassisches Ausschreiben selten aus; Social-Media-Recruiting erreicht zusätzlich Fachkräfte, die nicht aktiv suchen. Mit dieser Kombination ist eine Besetzung in 30 bis 90 Tagen ein realistisches Ziel, während aufwendige Hebel wie Arbeitgebermarke und Ausbildung erst über Monate bis Jahre wirken.

Welche Maßnahmen zur Mitarbeitergewinnung wirken wirklich?

Die Frage, welche Maßnahme wirkt, hängt weniger vom Werkzeug ab als von einer Grundregel des Bewerbermarkts: Fachkräfte entscheiden sich nicht für den objektiv besten Job, sondern für den, der am besten wahrgenommen wird. Jede Maßnahme zahlt deshalb auf mindestens einen von drei Punkten ein:

• Sichtbarkeit: Wird die Stelle von den richtigen Menschen überhaupt gesehen, auch von denen, die nicht aktiv suchen?
• Überzeugung: Hebt sich das Angebot von den parallel sichtbaren Angeboten ab?
• Geschwindigkeit: Kommt das Unternehmen zu einer Zusage, bevor ein Wettbewerber es tut?

Der Druck wird nicht nachlassen. Nach unserer Einschätzung werden rund 10 Prozent der Erwerbstätigen in den nächsten 10 Jahren aus dem Arbeitsmarkt ausscheiden. Die Forderungen von Bewerbern im Vorstellungsgespräch sind seit 2019 stetig gestiegen; seit Mitte 2024 beobachten wir zwar einen Dämpfer, am strukturellen Mangel an Fachkräften ändert das aber nichts.

Die 12 Hebel im Überblick: Aufwand, Wirkdauer und Voraussetzung

Die folgende Übersicht ist nach Aufwand aufsteigend sortiert. Die Angaben zur Wirkdauer sind Richtwerte aus der Praxis und schwanken je nach Region, Position und Ausgangslage.

Was hinter den einzelnen Hebeln steckt

1. B-Bewerber kontaktieren: A-Bewerber passen erkennbar ins Profil, C-Bewerber gar nicht. B-Bewerber liegen in der Grauzone, und unter ihnen stecken regelmäßig sehr gute Kandidaten, die man auf den ersten Blick nicht erkennt. Wer nicht 6 bis 10 A-Bewerber pro Monat hat, sollte diese Gruppe immer anrufen.
2. Reaktionszeit verkürzen: Gute Bewerber sind bei mehreren Unternehmen gleichzeitig im Gespräch. Ein schneller persönlicher Erstkontakt dient bei A-Bewerbern vor allem dazu, sie von sich zu überzeugen.
3. Anzeige aus Bewerbersicht: Der Bewerber sieht Ihre Anzeige neben mehreren anderen. Entscheidend ist, was ihn bei Ihnen konkret erwartet, nicht eine Aufzählung von Anforderungen.
4. Bewerbungsweg vereinfachen: Je weniger Hürden zwischen Interesse und Kontakt liegen, desto mehr Rückläufe. Das ist marktüblicher Standard, wird im Mittelstand aber oft noch nicht umgesetzt.
5. Frühere Bewerber reaktivieren: Wer vor einiger Zeit knapp abgesagt wurde oder selbst abgesagt hat, kennt das Unternehmen bereits. Ein kurzer Anruf kostet wenig.
6. Mitarbeiterempfehlungen: Funktionieren nur, wenn Mitarbeiter ihren Arbeitgeber gern empfehlen und wissen, welche Stellen offen sind.
7. Gespräch und Zusage beschleunigen: Mehrere Gesprächsrunden über Wochen verlieren gegen Wettbewerber, die nach einem Gespräch ein Angebot machen.
8. Angebot abgleichen: Die Ansprüche von Bewerbern haben sich über Jahre nach oben bewegt. Wer sein Angebot nicht mit der Region vergleicht, scheitert in der Angebotsphase.
9. Social-Media-Recruiting: Erreicht Fachkräfte dort, wo sie sich ohnehin aufhalten, auch wenn sie nicht aktiv suchen. Damit umgeht man den direkten Vergleich auf Stellenportalen.
10. Onboarding: Gewinnt keine neuen Bewerber, verhindert aber, dass mühsam gewonnene Mitarbeiter in der Probezeit wieder gehen.
11. Regionale Arbeitgeberwahrnehmung: Wer kontinuierlich sichtbar ist, wird über die Zeit als bekanntester Arbeitgeber seiner Region wahrgenommen. Das erleichtert jede spätere Ausschreibung.
12. Ausbildung: Der langfristigste Hebel gegen den demografischen Wandel, für akute Engpässe aber ungeeignet.

Bewerber entscheiden sich nicht für den besten Job, sondern für den, der am besten wahrgenommen wird.

Welche drei Hebel zuerst, wenn die Zeit knapp ist?

Bei einer akut offenen Stelle zählen Maßnahmen, die innerhalb von Tagen bis wenigen Wochen wirken und sich gegenseitig verstärken:

1. Vorhandene Bewerber vollständig ausschöpfen: Alle B-Bewerber persönlich anrufen. Das kostet nur Zeit und bringt häufig den entscheidenden Kandidaten hervor, der im Lebenslauf nicht aufgefallen ist.
2. Social-Media-Recruiting starten: So werden Fachkräfte erreicht, die keine Stellenportale lesen. In einem unserer Projekte war eine Elektromeisterstelle 1,5 Jahre unbesetzt; von der Liveschaltung der Kampagne bis zum passenden Bewerber vergingen 45 Tage.
3. Den eigenen Prozess beschleunigen: Feste Zuständigkeit, Rückmeldung innerhalb kurzer Zeit, Entscheidung nach möglichst einem Gespräch. Sonst verpufft die Wirkung der ersten beiden Hebel.

Zur Einordnung: In unseren Projekten vergehen durchschnittlich 53 Tage bis zur Besetzung. Dieser Wert entsteht nicht durch einen einzelnen Kanal, sondern durch das Zusammenspiel von Reichweite, Ansprache und Tempo.

Was erfahrungsgemäß nicht wirkt

• Anzeige schalten und abwarten: Auf Stellenportalen und in Zeitungen sieht ein Elektromeister vier Angebote gleichzeitig. Ohne klare Unterscheidung bleiben die Rückläufe niedrig.
• Nur A-Bewerber kontaktieren: A-Bewerber sind bei vielen Unternehmen umkämpft. Klappt es nicht, sind die zwischenzeitlich ignorierten B-Bewerber abgekühlt und nicht mehr erreichbar.
• Eine eigene KI für den Bewerbungsprozess aufsetzen: Viele Unternehmen versuchen das derzeit. Für einen Mittelständler ist der Aufwand gemessen am Nutzen in der Regel zu hoch; verfügbare Werkzeuge reichen meist aus.
• Auf eine Marktentspannung hoffen: Der Dämpfer bei den Bewerberforderungen seit Mitte 2024 bedeutet nicht, dass Fachkräfte von selbst kommen. Der demografische Wandel verschärft die Lage weiter.
• Langfristige Hebel für akute Lücken nutzen: Arbeitgebermarke und Ausbildung sind richtig, besetzen aber keine Stelle, die in diesem Quartal fehlt.

Häufige Fragen

Was ist ein B-Bewerber?
Ein B-Bewerber passt weder eindeutig ins Profil noch eindeutig nicht. Ob er geeignet ist, lässt sich erst im persönlichen Erstkontakt klären. Unter B-Bewerbern finden sich regelmäßig Kandidaten, die sich als sehr gut geeignet herausstellen.

Ab wann lohnt es sich, B-Bewerber zu kontaktieren?
Immer dann, wenn ein Unternehmen nicht regelmäßig 6 bis 10 A-Bewerber pro Monat für eine Position erhält. Das trifft auf die meisten technischen und handwerklichen Stellen im Mittelstand zu. Wer bereits Geld in Recruiting investiert, sollte die gewonnenen Bewerbungen vollständig nutzen.

Warum bringen Stellenanzeigen für Fachkräfte oft so wenige Bewerbungen?
Bei Positionen wie dem Elektromeister kommen auf einen aktiv Suchenden etwa vier Jobangebote. Auf Portalen und in Zeitungen sieht der Bewerber diese Angebote direkt nebeneinander und muss sich nur für eines entscheiden. Zudem erreicht eine Anzeige nur die kleine Gruppe der aktiv Suchenden.

Wie schnell lässt sich eine Fachkräftestelle realistisch besetzen?
Mit gezielter Ansprache und einem schnellen Auswahlprozess sind 30 bis 90 Tage ein realistisches Ziel. In unseren Projekten liegt der Durchschnitt bei 53 Tagen bis zur Besetzung. Bei sehr spezialisierten Profilen oder in strukturschwachen Regionen kann es länger dauern.

Welche Maßnahme hat den geringsten Aufwand bei hoher Wirkung?
Das persönliche Nachfassen bei vorhandenen Bewerbern, insbesondere bei B-Bewerbern. Es erfordert kein zusätzliches Budget, sondern nur feste Zeitfenster für Telefonate. Die Wirkung zeigt sich oft innerhalb weniger Tage.

Lohnt sich KI im Recruiting für Mittelständler?
KI kann einzelne Schritte im Bewerbungs- oder Onboardingprozess unterstützen. Eine eigene KI-Lösung aufzubauen ist für die meisten Mittelständler jedoch wenig sinnvoll, weil Aufwand und Nutzen nicht im Verhältnis stehen. Wirksamer ist es, vorhandene Werkzeuge gezielt einzusetzen und die Zeit in den direkten Bewerberkontakt zu investieren.