Was kostet eine Einstellung wirklich? So spart hochwertiges Recruiting Geld

Kurz beantwortet: Hochwertiges Recruiting spart Geld, weil die eigentlichen Kosten einer Einstellung nicht im Preis der Maßnahme liegen, sondern in Vakanzzeiten und Fehlbesetzungen. Eine unbesetzte Stelle kostet bei vielen Positionen rund 500 € pro Tag, also etwa 10.000 € im Monat. Wer frühzeitig und kontinuierlich rekrutiert, besetzt schneller und nachhaltiger. Für einen Mitarbeiter, der zehn Jahre bleibt und überdurchschnittlich produktiv ist, rechnen sich betriebswirtschaftlich sogar 25.000 bis 50.000 € pro Einstellung.

Warum sollten Unternehmen mit dem Recruiting nicht bis zum nächsten Quartal warten?

Viele Arbeitgeber schieben die Entscheidung für eine Recruitingmaßnahme auf, solange die bestehende Belegschaft die Arbeit noch auffangen kann. In der Praxis zeigt sich jedoch ein klares Muster: Unternehmen mit hoher Mitarbeiterzufriedenheit besetzen Stellen vorzeitig. Sie warten nicht, bis ihr Team bei 130 bis 140 Prozent Auslastung arbeitet, sondern bauen sich rechtzeitig einen Bewerberpool auf.

Dafür gibt es zwei Gründe:

• Geduld bei der Auswahl: Wer ohne Zeitdruck rekrutiert, muss nicht das erstbeste Vorstellungsgespräch in einen Arbeitsvertrag verwandeln, sondern kann mehrere Kandidaten vergleichen.
• Recruiting braucht eine Anlaufphase: Abgesehen von Stellenportalen, die nur aktiv Suchende erreichen, liefert keine Maßnahme von heute auf morgen Bewerbungen von Menschen, die sich gezielt für dieses eine Unternehmen interessieren. Bewerber benötigen mehrere Kontaktpunkte, bevor sie sich bewerben.

Unternehmen, die nur starten, um die Entscheidung ein, zwei Monate hinauszuzögern, sind in der Zusammenarbeit oft ungeduldig. Sie stellen bereits nach dem ersten guten Gespräch ein und merken später, dass sie einen Jobhopper an Bord geholt haben.

Wer erst rekrutiert, wenn das Team am Limit ist, entscheidet unter Druck und unter Druck wird häufiger falsch eingestellt.

Ein vorsorglicher Ansatz kann so aussehen: Für Positionen, die erst später besetzt werden sollen, wird bereits Sichtbarkeit aufgebaut, und es finden ein- bis zweimal im Monat Gespräche statt. Wenn die Stelle dann tatsächlich besetzt werden soll, kann sofort gehandelt werden.

Wie hoch darf das Budget für eine Einstellung sein?

Viele Arbeitgeber betrachten Recruitingkosten eindimensional: Was kostet die Maßnahme, und liegt der Preis pro Einstellung im Budget? Die entscheidende Frage lautet aber, welchen Wert die eingestellte Person für das Unternehmen erzeugt.

• Erwirtschaftet jemand in den ersten sechs Monaten etwa 100.000 € Rohertrag, sind 5.000 bis 10.000 € für die Einstellung bereits ein üppiger Betrag.
• Ist die Person jedoch einer der produktivsten Mitarbeiter und bleibt zehn Jahre im Unternehmen, rechnet sich theoretisch ein Preis pro Einstellung von 25.000 oder sogar 50.000 €.

Wer wenige Bewerbungen erhält und eine hohe Fluktuation erlebt, ist verständlicherweise nicht bereit, viel Geld für Mitarbeiter auszugeben, die schnell wieder gehen. Genau deshalb lohnt der Blick auf Qualität und Verweildauer statt auf den reinen Maßnahmenpreis.

Was kostet eine unbesetzte Stelle?

Die Rechnung, die viele Arbeitgeber auslassen, sind die Opportunitätskosten. Bei vielen Positionen liegen sie bei rund 500 € am Tag, das entspricht etwa 10.000 € im Monat. Dauert eine Besetzung drei Monate länger, kostet das 30.000 €. Diese Summe gehört in eine ehrliche Vollkostenrechnung pro Einstellung.

Umgekehrt gilt: Wartet ein Unternehmen bewusst einen Monat länger auf weitere Bewerber, wird die Einstellung zwar rund 10.000 € teurer. Bleibt die dann eingestellte Person aber lange im Unternehmen, hat sich diese Geduld deutlich gelohnt. Setzt man eine qualitative Einstellung ins Verhältnis zu einer billigen, kurz laufenden Maßnahme, bei der der Erstbeste eingestellt wird, zeigt sich, wie viel der qualitative Weg tatsächlich einspart.

Warum bringen Insellösungen im Recruiting so wenig?

Viele Agenturen denken in einzelnen Projekten: Eine Stelle wird beworben, nach der Besetzung wird die Kampagne abgeschaltet, das Unternehmen ist wieder unsichtbar, bis die nächste Stelle kommt. Über soziale Medien erzielt man so zwar meist noch mehr Rücklauf als über Stellenportale, verschenkt aber den wichtigsten Effekt.

Der Vergleich mit einer Aktie macht das deutlich: Wer bei 15 Prozent Rendite jedes Jahr die Gewinne von 1.500 € ausschüttet, erhält zwar regelmäßig Geld, verzichtet aber auf den Zinseszinseffekt, also auf den eigentlichen Grund für die Investition.

Wer seine Recruitingkampagnen nach jeder Besetzung abschaltet, verzichtet auf den Zinseszins der eigenen Sichtbarkeit.

Das schadet auf mehreren Ebenen: Bewerber werden verwirrt, die Zielgruppe geht verloren, und die sogenannten Streuverluste bleiben ungenutzt. Gemeint sind Menschen, die eine Anzeige gesehen haben, sich aber heute noch nicht bewerben wollten. Mit kontinuierlicher Präsenz lassen sie sich warm halten und später gewinnen.

Wie entsteht der Flywheel-Effekt im Recruiting?

Kontinuierliche Maßnahmen richten sich vor allem an passiv Suchende: Menschen, die nicht aktiv nach einem Job suchen, aber wissen, welche Arbeitgeber in ihrer Region für sie infrage kämen. Da keine Region unendlich groß ist, ist die Chance gering, dass genau die passenden Personen während einer kurzen Kampagne wechselbereit sind. Wer dauerhaft sichtbar bleibt, ist dagegen präsent, wenn der richtige Moment kommt.

Bewährt hat sich dabei folgendes Vorgehen:

1. Pro Kampagne werden drei, fünf oder sieben unterschiedliche Wechselmotive angesprochen, denn potenzielle Bewerber müssen eine Anzeige etwa siebenmal sehen, bevor sie sich bewerben.
2. Aus einem Videodreh entstehen vier bis fünf Recruitingvideos mit verschiedenen Einblicken und Personen.
3. Alle vier bis sechs Wochen kommen neue Anzeigen hinzu, ausgebrannte werden abgeschaltet.
4. Eine Karriereseite zeigt alle offenen Stellen, sodass Interessierte auch auf eine andere passende Position aufmerksam werden.

So wird das Recruiting alle drei bis sechs Monate effizienter, und die Zahl der Initiativbewerbungen steigt. In einem Fall erhielt ein Unternehmen an einem Standort so viele Bewerbungen, dass es annahm, eine erst für den Folgemonat geplante Kampagne sei versehentlich gestartet worden. Tatsächlich handelte es sich ausschließlich um Initiativbewerbungen über die Karriereseite, ausgelöst durch die zuvor aufgebaute Sichtbarkeit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man mit dem Recruiting beginnen?
Soll eine Stelle in drei bis vier Monaten besetzt sein, hätte man im besten Fall schon vor vier Monaten begonnen, zunächst nicht mit der Stelle selbst, sondern damit, das Unternehmen in der Region bekannt zu machen.

Was gehört in die Vollkostenrechnung einer Einstellung?
Neben den Kosten der Maßnahme vor allem die Opportunitätskosten der Vakanz, bei vielen Positionen rund 500 € pro Tag, sowie der Wert, den die eingestellte Person über ihre Verweildauer erzeugt.

Warum bleiben Ergebnisse trotz hoher Agenturausgaben oft aus?
Weil viele Anbieter jede Stelle als Einzelprojekt behandeln. Nach jeder Kampagne verschwindet das Unternehmen wieder vom Radar, und die aufgebaute Aufmerksamkeit geht verloren.

Welche Rolle spielt die Karriereseite?
Sie ist der Ort, an dem Interessierte nach dem Kontakt mit einer Anzeige landen. Dort entdecken sie weitere Stellen und bewerben sich häufig initiativ, auch auf Positionen, die gar nicht aktiv beworben werden.