Recruiting intern aufbauen oder auslagern: Vollkosten und Break-even

Kurz beantwortet: Eine interne Recruiter-Stelle kostet deutlich mehr als das Bruttogehalt. Hinzu kommen Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatz, Software, Mediabudget, Einarbeitung und das Risiko, dass mit einer Kündigung das gesamte Recruiting-Wissen das Haus verlässt. Wirtschaftlich lohnt sich die eigene Stelle erst, wenn die Zahl der Einstellungen pro Jahr dauerhaft über dem Break-even liegt: Jahresfixkosten intern ÷ (Agenturkosten pro Einstellung − variable interne Kosten pro Einstellung). Bei wenigen, schwer zu besetzenden Fachkräfteprofilen rechnet sich in der Regel eher eine spezialisierte Agentur oder ein Mischmodell.

Was kostet eine interne Recruiter-Stelle in der Vollkostenrechnung?

Der häufigste Rechenfehler besteht darin, das Bruttogehalt einer Recruiterin oder eines Recruiters mit dem Honorar einer Agentur zu vergleichen. Ein fairer Vergleich setzt die Vollkosten der Stelle an. Recruiter-Gehälter schwanken je nach Region, Erfahrung und Branchenkenntnis erheblich. Ziehen Sie deshalb aktuelle Gehaltsvergleiche für Ihre Region heran, statt mit einem pauschalen Wert zu rechnen.

Diese Positionen gehören in die Rechnung:

• Bruttogehalt inklusive Sonderzahlungen und variabler Anteile
• Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, marktüblich rund ein Fünftel des Bruttogehalts
• Arbeitsplatz und Ausstattung: Raum, Hardware, Telefon, gegebenenfalls Firmenwagen
• Software: Bewerbermanagementsystem, Stellenbörsen-Zugänge, Werkzeuge für Social-Media-Anzeigen
• Mediabudget für Anzeigen und Kampagnen. Dieses Budget fällt intern zusätzlich an und ist im Gehalt nicht enthalten.
• Weiterbildung, denn Kanäle und Werbeplattformen ändern sich laufend
• Einstellungskosten für die Stelle selbst: Auch der Recruiter muss erst gefunden werden.
• Anlaufzeit: Bis Prozesse, Anzeigen und Arbeitgeberauftritt stehen, vergehen Monate, in denen offene Stellen weiter Geld kosten.
• Führungszeit der Geschäftsführung oder Personalleitung für Steuerung und Abstimmung

So berechnen Sie die Jahresvollkosten:

1. Bruttojahresgehalt plus Arbeitgeberanteile ermitteln.
2. Sachkosten für Arbeitsplatz, Software und Weiterbildung addieren.
3. Die einmaligen Kosten für Suche und Einarbeitung auf die erwartete Verweildauer der Stelle verteilen.
4. Das Ergebnis bildet die Fixkosten intern pro Jahr. Das Mediabudget führen Sie getrennt als variable Kosten pro Einstellung.

Ein Faktor wird oft übersehen: Eine einzelne Person ist ein Klumpenrisiko. Fällt sie durch Krankheit, Elternzeit oder Kündigung aus, steht das Recruiting still. Gerade in kleineren Betrieben gibt es selten eine Vertretung, die Kampagnen und Bewerberkommunikation nahtlos übernimmt.

Was kostet eine Recruiting-Agentur in der Vollkostenrechnung?

Auch bei der Agentur reicht der Angebotspreis nicht aus. Entscheidend sind die Kosten pro tatsächlicher Einstellung. Marktüblich sind drei Abrechnungsmodelle:

• Projekt- oder Paketpreis für eine Kampagne oder einen festen Zeitraum
• Monatliche Pauschale für laufende Betreuung
• Erfolgshonorar, wie es in der klassischen Personalberatung üblich ist, meist abhängig vom Jahresgehalt der besetzten Position

In die Vollkostenrechnung gehören:

1. Honorar oder Paketpreis der Agentur
2. Mediabudget, sofern es nicht im Paket enthalten ist
3. Interne Zeit für Briefing, Freigaben und Vorstellungsgespräche
4. Vakanzkosten bis zur Besetzung
5. Gesamtkosten geteilt durch die Zahl der tatsächlichen Einstellungen ergibt die Agenturkosten pro Einstellung

Der letzte Schritt ist der wichtigste. Ein Praxisfall zeigt, warum: Ein inhabergeführter Mittelständler mit rund 70 Mitarbeitenden suchte Zerspanungsmechaniker und entschied sich für einen deutlich günstigeren Anbieter. Nach 12 Monaten Zusammenarbeit gab es keine einzige Einstellung. Die Kosten pro Einstellung waren damit nicht niedrig, sondern unbegrenzt hoch, hinzu kamen ein Jahr Vakanzkosten und Mehrbelastung der Belegschaft.

Eine Recruiting-Lösung ist nicht günstig, weil der Monatspreis niedrig ist. Sie ist günstig, wenn sie besetzt. Zwölf Monate ohne Einstellung sind die teuerste Variante.

Bei der Auswahl einer Agentur sollten Sie deshalb auf typische Warnsignale achten: unrealistische Versprechen, austauschbare Standardanzeigen, Ansprechpartner ohne Verständnis für technische Berufe und ein Geschäftsmodell, das auf Neukunden statt auf langfristige Betreuung ausgerichtet ist.

Ab wie vielen Vakanzen lohnt sich eine eigene Recruiter-Stelle?

Der Break-even ergibt sich aus dem Verhältnis von Fixkosten zu eingesparten Kosten pro Einstellung:

1. F = Jahresfixkosten der internen Stelle
2. a = Agenturkosten pro Einstellung, inklusive Mediabudget
3. v = variable interne Kosten pro Einstellung, vor allem Mediabudget
4. Break-even-Vakanzen pro Jahr = F ÷ (a − v)

Liegt Ihr realistischer Besetzungsbedarf dauerhaft über diesem Wert, spricht die Rechnung für die interne Stelle. Liegt er darunter oder schwankt er stark, spricht sie für die Agentur. Drei Korrekturen sollten Sie zusätzlich einrechnen:

• Geschwindigkeit: Besetzt eine Variante schneller, multiplizieren Sie die Tagesdifferenz mit Ihren Vakanzkosten pro Tag und rechnen sie der langsameren Variante zu.
• Trefferquote: Planen Sie nicht mit Wunschzahlen, sondern mit Einstellungen, die die interne Stelle im ersten Jahr realistisch erreichen kann.
• Profilmix: Standardprofile lassen sich intern leichter besetzen als Engpassberufe wie Zerspanungsmechaniker, bei denen viele Fachkräfte in Rente gehen und wenige nachkommen.

Welche Mischmodelle gibt es zwischen intern und extern?

Die Entscheidung ist selten ein Entweder-oder. In der Praxis haben sich mehrere Mischformen bewährt:

• Aufgabenteilung: Die Agentur übernimmt Kampagnen, Anzeigen und Reichweite. Intern laufen Vorauswahl, Gespräche und Onboarding, also die Schritte, bei denen Kenntnis des Betriebs zählt.
• Profilteilung: Standardprofile besetzt der Betrieb selbst, Engpassprofile gehen an einen spezialisierten Dienstleister.
• Aufbau mit Übergabe: Eine Agentur baut Prozesse und Arbeitgeberauftritt auf, eine interne Person übernimmt schrittweise.
• Vorzeitiger Bewerberpool: Statt erst bei akutem Bedarf zu suchen, wird kontinuierlich ein Pool aufgebaut, der intern gepflegt wird.

Der letzte Punkt hat auch eine Kostenseite. Betriebe, die erst besetzen, wenn ihre Belegschaft bei 130 bis 140 Prozent Auslastung arbeitet, stehen unter Zeitdruck und wählen oft das erstbeste Vorstellungsgespräch. Wer vorzeitig sucht, kann mehrere Bewerber vergleichen und stellt Personen ein, die länger bleiben. Das senkt die Zahl der Nachbesetzungen und damit die Recruiting-Kosten in jedem Modell.

Häufige Fragen

Reicht es, das Recruiter-Gehalt mit dem Agenturpreis zu vergleichen?
Nein. Zum Gehalt kommen Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatz, Software, Mediabudget, Einarbeitung und Führungszeit hinzu. Erst diese Vollkosten lassen sich sinnvoll mit den Agenturkosten pro Einstellung vergleichen.

Wie berechne ich den Break-even zwischen interner Stelle und Agentur?
Teilen Sie die Jahresfixkosten der internen Stelle durch die Differenz aus Agenturkosten pro Einstellung und variablen internen Kosten pro Einstellung. Das Ergebnis ist die Zahl der Einstellungen pro Jahr, ab der die interne Stelle günstiger ist. Rechnen Sie mit realistischen, nicht mit gewünschten Besetzungen.

Ist die günstigste Agentur auch die wirtschaftlichste?
Nicht unbedingt. Maßgeblich sind die Kosten pro tatsächlicher Einstellung einschließlich Vakanzkosten. Eine Lösung, die nach zwölf Monaten keine Einstellung gebracht hat, ist trotz niedrigem Preis die teuerste Variante.

Wie schnell lässt sich eine Stelle mit externer Unterstützung besetzen?
Das hängt stark von Profil und Region ab. In den Projekten der KRÜGER Consulting GmbH vergehen durchschnittlich 53 Tage bis zur Besetzung. Eine neu geschaffene interne Recruiter-Stelle braucht dagegen zunächst selbst eine Anlaufzeit, bevor sie Einstellungen liefert.

Wann ist ein Mischmodell sinnvoll?
Ein Mischmodell eignet sich, wenn der Bedarf schwankt, wenn Engpass- und Standardprofile gleichzeitig gesucht werden oder wenn intern noch kein Recruiting-Know-how vorhanden ist. Häufig übernimmt die Agentur Reichweite und Kampagnen, während Auswahl und Onboarding im Betrieb bleiben.

Woran erkenne ich eine ungeeignete Recruiting-Agentur?
Warnsignale sind unrealistische Versprechen, austauschbare Standardanzeigen und Ansprechpartner, die technische Berufe nicht verstehen. Fragen Sie nach Erfahrungen mit vergleichbaren Profilen und danach, wie die Agentur Erfolg misst.