Kostenfalle Recruiting: 5 Fehler von Geschäftsführern im Mittelstand

Kurz beantwortet: Die teuersten Recruiting-Fehler im Mittelstand sind fünf: Recruiting wird nur bei akutem Bedarf betrieben, nur aktiv Suchende werden angesprochen, mittelmäßige Marketingmaßnahmen beschädigen das Image, klare Alleinstellungsmerkmale fehlen, und der Bewerbungsprozess funktioniert nicht. Das ist deshalb so teuer, weil eine einzige Fehleinstellung einen Betrieb schnell das dreifache Jahresgehalt kosten kann. Wer nur die rund 3 % aktiv Suchenden anspricht, überlässt zudem die übrigen 97 % des Arbeitsmarkts dem Wettbewerb.

Warum ist Recruiting als einmalige Aufgabe so teuer?

Der häufigste Fehler: Recruiting wird als Aufgabe verstanden, die man bei Bedarf mit einer Insellösung erledigt. Ein Mitarbeiter kündigt, ein Auftrag kommt herein, und plötzlich muss es schnell gehen. In diesem Moment steht man als Arbeitgeber mit dem Rücken zur Wand.

Das bedeutet nicht, dass Sie über Bedarf einstellen sollen. Das können sich die meisten Mittelständler nicht leisten. Es bedeutet aber, dauerhaft als Arbeitgeber präsent zu sein und nicht wieder unsichtbar zu werden, sobald alle Positionen besetzt sind.

Der Grund ist einfach: Wer erst bei akutem Bedarf startet, hat keine Zeit, die richtige Zielgruppe aufzuwärmen. Sie sind dann davon abhängig, wer sich zufällig in den nächsten ein bis zwei Monaten beruflich verändern will. Die Folgen wiederholen sich:

• Sie stellen unter Druck ein.
• Sie wählen aus einer Auswahl, die nicht wirklich passt.
• Sie stellen Menschen ein, die Sie bei der dreifachen Bewerberzahl wahrscheinlich nicht genommen hätten.
• Sie verlieren diese Mitarbeiter Monate oder Jahre später wieder.

So fühlt sich Recruiting an wie ein Fass ohne Boden. Ob unter den wenigen Wechselwilligen gerade der Mitarbeiter ist, der die nächsten 10 bis 15 Jahre ein produktiver Teil Ihres Unternehmens sein könnte, ist Glückssache.

Warum reicht es nicht, nur aktiv Suchende anzusprechen?

Viele Arbeitgeber richten ihre Maßnahmen ausschließlich oder vor allem auf aktiv Suchende aus, also auf genau jene etwa 3 % des Arbeitsmarkts. Die klassische Stellenanzeige zielt darauf, dass sich jemand bewirbt, der gerade nach einem Job sucht. Damit wird Recruiting zur Zufallssache.

Hinzu kommen hohe Opportunitätskosten. Eine Top-Platzierung auf großen Jobportalen ist teuer, und dieses Budget erreicht nur einen kleinen Teil des Markts. Würden Sie dasselbe Budget, vielleicht etwas erhöht, im gesamten Arbeitsmarkt einsetzen, erreichten Sie auch die übrigen 97 %. Damit erhalten Sie höchstwahrscheinlich deutlich mehr Rücklauf.

Diesen Teil des Markts erreichen Ihre Wettbewerber heute bereits, etwa über digitale Medien oder Direktansprache. Wer ihn ignoriert, verliert den Anschluss.

Wie schaden mittelmäßige Marketingmaßnahmen dem Arbeitgeberimage?

Der dritte Fehler betrifft Unternehmen, die passive Kandidaten bereits ansprechen, etwa über Social Recruiting, dabei aber halbherzig vorgehen. Typisch ist, über 3 bis 12 Monate mit wechselnden Botschaften in den Markt zu gehen: erst eine Art der Präsentation, einen Monat später die nächste, ohne klare Linie.

Das Problem reicht weiter als ausbleibende Bewerbungen. Schwache Maßnahmen beschädigen Ihr Image als Arbeitgeber. Versetzen Sie sich in einen potenziellen Bewerber, der eine Anzeige sieht,

• die ihn nicht anspricht,
• die erkennbar falsche Versprechen macht,
• die unangenehme Videos, Stockfotos oder KI-generierte Bilder zeigt.

Das ist der erste Kontaktpunkt, und er bleibt hängen. Ein zweiter Kontakt kann diesen Eindruck kaum noch korrigieren. Dasselbe gilt für Karriereseiten und Stellenanzeigen. Hat sich jemand bereits die Mühe gemacht, sich mit Ihrem Unternehmen zu beschäftigen, und stößt dann auf eine unpassend formulierte Anzeige oder eine Karriereseite, die ihn nicht abholt, landet Ihr Unternehmen in der Schublade „angeschaut, nicht überzeugt“.

Wenn Ihre Maßnahmen mittelmäßig sind, ist es besser, sie zu beenden. Ein schlechter erster Eindruck lässt sich kaum wieder gutmachen.

Warum ziehen klare Alleinstellungsmerkmale die richtigen Bewerber an?

Der vierte Fehler: sich nicht zu trauen, klar zu sagen, wofür das Unternehmen steht und wofür nicht. Viele Arbeitgeber versuchen, mit Karriereseite, Stellenanzeige und ihrem ganzen Auftreten allen zu gefallen. Dabei entsteht ein starker Sogeffekt, wenn ein Bewerber erkennt: Das ist ein Unternehmen für mich.

Aus dem Vertrieb kennen Sie das Prinzip. Auch bei einem breiten Portfolio ist jedes Produkt eine Lösung für eine bestimmte Branche, und Kunden nutzen es mit unterschiedlichem Warum. Ein Unternehmen der Sicherheitstechnik überwacht beispielsweise Baustellen und Autohäuser. Die Technologie ist im Grunde gleich, doch die Kunden haben völlig unterschiedliche Herausforderungen und entscheiden sich aus anderen Gründen.

Genauso sollten Sie als Arbeitgeber auftreten und klar beantworten:

• Wer ist mein Wunschbewerber und warum?
• Warum sollte sich genau diese Person für mich entscheiden?

Sie verlieren dadurch einige Interessenten, aber diese wollten Sie ohnehin nicht. Wer bleibt, will wirklich zu Ihnen. Das fühlt sich dann an wie eine Bewerbung über eine Mitarbeiterempfehlung.

Was macht einen guten Bewerbungsprozess aus?

Der fünfte Fehler ist ein fehlender oder nicht funktionierender Bewerbungsprozess. Ein Kandidat hat sich nach allen bisherigen Schritten für eine Bewerbung entschieden, und dann geschieht Folgendes:

1. Er hört zwei Wochen lang nichts.
2. Im Erstgespräch meldet sich jemand, der sein Profil nicht kennt.
3. Statt eines echten Gesprächs folgt eine Abfrage von Bedingungen wie uneingeschränkter Reisebereitschaft oder stark schwankenden Arbeitszeiten.

Viele Unternehmen denken: Er hat sich beworben, also will er etwas von uns. Diese Haltung passt nicht mehr zum heutigen Markt. Ein verbreiteter Irrtum lautet zudem, ein bewerberorientierter Prozess führe zu weniger langfristigen Einstellungen. Die Erfahrung zeigt das Gegenteil: Unternehmen mit wertschätzendem Prozess müssen seltener rekrutieren, halten ihre Mitarbeiter deutlich länger und haben ein saubereres Onboarding.

Behandeln Sie einen Bewerber so, wie Sie einen Bestandskunden behandeln würden. Recruiting sollte behandelt werden wie Vertrieb.

Das heißt nicht, auf wichtige Informationen zu verzichten. Sie müssen wissen, ob Sie der Person ein passendes Angebot machen können. Der Ton bleibt aber wertschätzend, wie gegenüber einem Kunden, der erneut anfragt.

Häufige Fragen

Was kostet eine Fehleinstellung?
Eine einzige Fehleinstellung kann einen Betrieb schnell das dreifache Jahresgehalt der betreffenden Position kosten.

Wie groß ist der Anteil aktiv suchender Kandidaten?
Nur etwa 3 % des Arbeitsmarkts sind aktiv auf Jobsuche. Die übrigen 97 % erreichen Sie nicht über klassische Stellenanzeigen, sondern etwa über digitale Medien oder Direktansprache.

Sollte man auch ohne aktuellen Bedarf rekrutieren?
Sie müssen nicht über Bedarf einstellen, sollten aber dauerhaft als Arbeitgeber sichtbar bleiben. So können Sie Ihre Zielgruppe aufwärmen, bevor der Druck entsteht.

Führt ein bewerberfreundlicher Prozess zu weniger loyalen Mitarbeitern?
Nein. Unternehmen mit wertschätzendem Prozess halten ihre Mitarbeiter in der Erfahrung sogar deutlich länger und müssen seltener neu rekrutieren.