Was kostet ein Headhunter? Honorarmodelle, Rechenweg und typische Fallstricke

Kurz beantwortet: Headhunter rechnen marktüblich nicht pauschal ab. Sie berechnen einen Prozentsatz des Zieljahresgehalts der besetzten Position. Die Kosten steigen also mit dem Gehalt und hängen zusätzlich vom Honorarmodell ab, entweder einem Retainer in Raten oder einem reinen Erfolgshonorar bei Einstellung. Ob sich das lohnt, entscheidet weniger die Gehaltshöhe als die Zahl der passenden Kandidaten im Markt und die Kosten jedes Tages, an dem die Stelle unbesetzt bleibt.

Was kostet ein Headhunter, und wie entsteht die Spanne zwischen Angeboten?

Eine seriöse Einheitszahl für Headhunter-Kosten gibt es nicht. Wer eine solche Zahl ohne Bezug zur konkreten Position nennt, vergleicht Äpfel mit Birnen. Die Spanne zwischen zwei Angeboten für dieselbe Stelle entsteht aus wenigen Stellschrauben, die Sie selbst prüfen können:

• Prozentsatz: Der vereinbarte Anteil am Gehalt unterscheidet sich je nach Anbieter, Hierarchieebene und Schwierigkeit der Suche.
• Bemessungsgrundlage: Es macht einen Unterschied, ob sich das Honorar auf das Fixgehalt oder auf die Gesamtvergütung einschließlich Bonus, Dienstwagen und weiterer Leistungen bezieht.
• Zusatzkosten: Dazu gehören Spesen, Anzeigen, Eignungsdiagnostik und Reisekosten von Kandidaten. Sie sind entweder im Honorar enthalten oder werden gesondert berechnet.
• Mindesthonorar: Manche Verträge enthalten eine Untergrenze, die unabhängig vom tatsächlichen Gehalt greift.

So ermitteln Sie die tatsächlichen Kosten eines Angebots:

1. Legen Sie das realistische Zieljahresgehalt der Position fest, einschließlich aller variablen Bestandteile.
2. Klären Sie, welche dieser Bestandteile laut Vertrag zur Bemessungsgrundlage gehören.
3. Multiplizieren Sie diese Grundlage mit dem angebotenen Prozentsatz.
4. Addieren Sie Pauschalen, Spesen und Nebenkosten, die nicht im Honorar enthalten sind.
5. Prüfen Sie, ob ein Mindesthonorar über dem errechneten Wert liegt. In diesem Fall gilt das Mindesthonorar.

Ein Hinweis zur Bemessungsgrundlage: Nach unserer Beobachtung sind die Gehaltsforderungen der Bewerber über Jahre gestiegen. Seit etwa Mitte 2024 sehen wir einen Dämpfer. Ein Honorar, das am Gehalt hängt, bewegt sich mit dieser Entwicklung mit.

Retainer oder Erfolgshonorar: Was ist für Unternehmen das bessere Modell?

Beide Modelle haben ihre Berechtigung. Keines ist grundsätzlich günstiger. Entscheidend ist, wer das Risiko trägt und welchen Anreiz das Modell beim Anbieter setzt.

Beim Retainer wird das Honorar in Teilbeträgen fällig, marktüblich etwa bei Auftragserteilung, bei Vorlage einer Kandidatenauswahl und bei Vertragsunterschrift. Sie zahlen also auch dann einen Teil, wenn am Ende niemand eingestellt wird. Dafür arbeitet der Anbieter in der Regel exklusiv und mit fest eingeplanter Zeit an Ihrer Suche.

Beim Erfolgshonorar zahlen Sie nur, wenn eine Einstellung zustande kommt. Das wirkt risikolos. Der Anbieter erhält jedoch nur Geld, wenn er schneller ist als andere. Häufig arbeitet er parallel an vielen Mandaten und priorisiert diejenigen, die am leichtesten zu besetzen sind. Für schwierige Suchen kann das bedeuten, dass Ihre Stelle nachrangig behandelt wird.

Unabhängig vom Modell sollten Sie bei jedem Vertrag diese Punkte prüfen:

• Gibt es eine Nachbesetzungsgarantie, falls die Person in der Probezeit wieder geht? Welche Bedingungen gelten dafür?
• Fällt ein Honorar auch an, wenn Sie einen Kandidaten einstellen, den Sie bereits kannten oder der sich parallel direkt beworben hat?
• Wie lange gilt die Honorarpflicht für vorgestellte Kandidaten, die Sie erst später einstellen?
• Entsteht ein Honorar, wenn Sie einen vorgestellten Kandidaten für eine andere Position einstellen?

Ab welchem Gehaltsniveau rechnet sich Headhunting?

Die Frage nach einer Gehaltsgrenze führt in die Irre. Weil das Honorar prozentual am Gehalt hängt, bleibt das Verhältnis von Kosten zu Gehalt auf jeder Ebene ähnlich. Ob sich Headhunting lohnt, entscheidet die Lage der Position im Markt:

• Es gibt bundesweit nur wenige Menschen, die die Anforderungen erfüllen.
• Die Suche muss vertraulich laufen, etwa bei einer Nachbesetzung, von der der aktuelle Stelleninhaber nichts wissen soll.
• Eine Vakanz verursacht hohe Folgekosten, zum Beispiel durch verschobene Projekte, entgangene Aufträge oder Überlastung im Team.

Ob sich das Honorar für Ihre Stelle rechnet, können Sie mit diesem Vergleich abschätzen:

1. Schätzen Sie, was ein Tag Vakanz kostet, etwa durch entgangenen Deckungsbeitrag, Überstunden oder Leiharbeit.
2. Schätzen Sie, um wie viele Tage ein Headhunter die Besetzung gegenüber Ihrer Alternative verkürzen würde.
3. Multiplizieren Sie beide Werte. Das Ergebnis ist der Zeitwert des Headhunters.
4. Ziehen Sie davon das Honorar und die Kosten der Alternative ab. Ist das Ergebnis deutlich positiv, spricht die Rechnung für Headhunting.

In die Rechnung gehört auch das Risiko einer Fehlbesetzung. Sie kostet Geld und Zeit, unabhängig davon, über welchen Kanal die Person gekommen ist.

Teurer als jedes Honorar ist eine Einstellung, die nach wenigen Monaten wieder endet. Der Schaden zeigt sich erst später, kostet dann aber richtig Geld und Zeit.

Wann führt eine andere Methode günstiger zum selben Ergebnis?

Viele technische und industrielle Positionen sind nicht leer. Sie sind besetzt mit Menschen, die nicht aktiv suchen, aber wechseln würden, wenn das Angebot passt. Für diese Zielgruppe braucht es nicht zwingend einen Headhunter. Es braucht Reichweite dort, wo diese Menschen sind, und eine Ansprache, die ihr Wechselmotiv trifft.

Aktives Personalmarketing ist in der Regel die wirtschaftlichere Wahl, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

• Sie suchen mehrere ähnliche Profile oder müssen dieselbe Rolle regelmäßig besetzen.
• Die Zielgruppe ist regional vorhanden, reagiert aber nicht auf klassische Stellenanzeigen.
• Sie wollen eine dauerhafte Bewerberbasis aufbauen statt jede Stelle einzeln einzukaufen.

Auch bei engen Nischen ist Headhunting nicht automatisch alternativlos. Ein Medizintechnik-Hersteller kam mit der Annahme zu uns, seine Stellen seien zu spezifisch und die passenden Leute gebe es in der Region schlicht nicht mehr. Bei den Anforderungen stimmte das zum Teil. Mit geschärften Stellenprofilen und gezielter Ansprache kamen dennoch passende Bewerbungen. Zugleich entstand eine Grundlage für weitere Stellen.

Ein Einzelauftrag endet mit der Einstellung. Eine aufgebaute Grundlage aus geschärften Profilen und Reichweite macht jede weitere Stelle schneller und einfacher.

Zur Einordnung: KRÜGER Consulting betreut über 750 Unternehmen und begleitet über 1.200 Einstellungen pro Jahr. Die Besetzung dauert dabei durchschnittlich 53 Tage.

Welcher Kanal die Bewerbung bringt, ist nur die halbe Rechnung. Ebenso entscheidend ist die Auswahl. Bewerten Sie Bewerbungen sofort nach Eingang, etwa nach dem ABC-Prinzip oder auf einer Skala von 0 bis 5. Klären Sie früh, warum jemand wechseln will. So investieren Sie Zeit in die richtigen Kandidaten und senken das Risiko einer Fehlbesetzung.

Häufige Fragen

Wie berechnet ein Headhunter sein Honorar?
Marktüblich berechnet ein Headhunter einen Prozentsatz des Zieljahresgehalts der besetzten Position. Wie hoch das Honorar tatsächlich ausfällt, hängt davon ab, ob variable Bestandteile wie Bonus oder Dienstwagen zur Bemessungsgrundlage zählen. Hinzu kommen je nach Vertrag Spesen, Nebenkosten oder ein Mindesthonorar.

Ist ein Erfolgshonorar günstiger als ein Retainer?
Nicht grundsätzlich. Beim Erfolgshonorar zahlen Sie nur bei Einstellung, der Anbieter priorisiert aber oft leicht besetzbare Mandate. Beim Retainer tragen Sie einen Teil des Risikos, erhalten dafür meist eine exklusive und gründlichere Suche.

Gibt es eine Gehaltsgrenze, ab der Headhunting sinnvoll ist?
Eine feste Grenze gibt es nicht, weil das Honorar prozentual mit dem Gehalt steigt. Ob sich Headhunting lohnt, entscheiden die Zahl der passenden Kandidaten im Markt, der Bedarf an Vertraulichkeit und die Kosten jedes Tages, an dem die Stelle unbesetzt bleibt.

Worauf sollte ich im Headhunter-Vertrag achten?
Prüfen Sie die Bemessungsgrundlage, mögliche Zusatzkosten und ein Mindesthonorar. Achten Sie außerdem auf die Bedingungen einer Nachbesetzungsgarantie und darauf, ob auch bei bereits bekannten oder später eingestellten Kandidaten ein Honorar fällig wird.

Wann ist Personalmarketing die bessere Alternative zum Headhunter?
Personalmarketing ist die bessere Wahl, wenn Sie mehrere ähnliche Stellen oder dieselbe Rolle wiederholt besetzen müssen. Gleiches gilt, wenn die Zielgruppe regional vorhanden ist, aber nicht aktiv sucht. Dann bauen Sie Reichweite und Profile auf, die auch für weitere Stellen wirken, statt jede Besetzung einzeln zu bezahlen.